Comment bien mener un entretien d'embauche quand on recrute

Même si le recrutement n’est pas et ne sera jamais une science exacte, il convient malgré tout de s’entourer d’un certain nombre de précautions afin de maximiser les chances de réussite de ce type de projet. Parmi elles, l’entretien d’embauche (sa préparation, sa conduite et son épilogue) constitue une des pierres angulaires d’un bon recrutement. Le but de cette rencontre est d'évaluer si les compétences, les expériences professionnelles et les qualités personnelles du candidat correspondent aux critères du poste à pourvoir au sein de l'entreprise. Alors, comment mener au mieux son entretien d'embauche, quand on est recruteur ? Explications.

Pourquoi est-il important de se préparer à la conduite d'un entretien d'embauche ?

Souvent négligée, par manque de temps, voire excès de confiance, la préparation d’un entretien d’embauche s’avère pourtant essentielle à la réussite de votre recrutement.

La préparation d'un entretien d'embauche est capitale pour les raisons suivantes :

Elle assure une évaluation juste et plus objective du candidat.

Une bonne préparation permet de structurer l'entretien pour évaluer précisément les critères d'évaluation du candidat. Cela permet aussi de limiter les biais de recrutement. À ce titre, la structuration des entretiens est un bouclier efficace contre les biais cognitifs.

Elle permet d'optimiser le temps d'échange avec le candidat.

En posant des questions précises et bien préparées, l'entretien se concentre sur les compétences et les expériences directement pertinentes pour le poste. Cela permet de mieux évaluer l'adéquation du candidat aux exigences du poste et de déterminer s'il est le meilleur choix pour l'équipe et l'entreprise.

Elle constitue un gage de professionnalisme et renvoie une image positive.

Les candidats remarquent quand ils sont reçus sans préparation en amont et cela contribue à nourrir un sentiment d’incertitude de leur part.

Un entretien préparé vous permet de les mettre dans les meilleures conditions. Ils peuvent aussi se projeter sur le fonctionnement de votre entreprise.

C’est un indicateur fort.

Ne négligez pas la qualité de vos échanges avec le candidat en amont de l’entretien (préqualification téléphonique, confirmation par mail du rendez-vous, envoi du plan d’accès des locaux...).

Elle participe à créer un bon climat pour échanger.

Le jour J, la façon dont vous allez accueillir le candidat, mais également la salle ou le bureau dans lequel se déroulera l’entretien n'est pas à négliger. L'accueil fait partie des éléments qui contribuent à mettre à l'aise le candidat.

Une préparation adéquate peut aider à mettre le candidat à l'aise, ce qui peut conduire à des réponses plus authentiques et révélatrices. Rappelez-vous que le stress peut nuire à l'évaluation d'un candidat. Si l’entretien d’embauche vous permet de rencontrer le candidat et porter une appréciation sur son adéquation au poste, n’oubliez pas qu’il en est de même pour lui ! Votre accueil, votre posture ou votre discours seront tout aussi déterminants pour le candidat au moment où il pourrait avoir à faire son choix.

Sur quels outils et documents s'appuyer pour mener un entretien d'embauche ?

Pour mener efficacement un entretien d'embauche, plusieurs outils peuvent être utilisés du côté recruteur.

Le CV et la lettre de motivation du candidat

Le CV et la lettre de motivation du candidat sont les premiers documents qui vous donnent une idée sur son parcours professionnel et ses motivations. Il est primordial de les examiner attentivement avant l'entretien et de les annoter. Cela vous permettra de dégager des points à clarifier, des compétences à approfondir et des questions pertinentes à poser.

Le guide d’entretien

Faire en amont le plan ou le déroulé type de votre entretien présente plusieurs avantages. Il vous permettra tout d’abord d’éviter que certains sujets ou questions ne soient oubliés et nécessitent un rappel du candidat, ce qui n’est jamais très positif pour l’image de votre société. Mais surtout, en pratiquant ce même déroulé lors de chaque entretien, il vous sera beaucoup plus aisé de comparer chaque candidature au même niveau et de vous positionner en conséquence.

Certaines entreprises préparent aussi un guide dédié aux candidats.

La grille d’évaluation

Dans le même ordre d’idée, élaborez une grille d’évaluation incluant une échelle de notation et sur laquelle sont repris les principaux attendus du poste (soft skills, compétences techniques). Ceci facilitera grandement votre appréciation de chaque candidature.

Des entretiens menés de façon structurée, des grilles d’évaluation complètes et comparables doivent vous permettre de prendre votre décision de façon la plus objective, et vous permettront même de questionner le feeling éventuel que vous auriez pu ressentir lors de l’entretien.

Les regards croisés avec les collaborateurs ayant aussi participé au recrutement seront évidemment indispensables lors de la prise de décision finale.

‍Comment structurer un entretien d'embauche ?

L'entretien se compose généralement d’une introduction (effectuée par vos soins), d’un développement (échanges entre vous et le candidat qui répond à vos questions) et d’une conclusion (réponses aux questions du candidat, synthèse et suite du process).

Étape 1 : Présentations respectives du recruteur et du candidat

Accueillir le candidat
Se présenter en tant que recruteur
Demander au candidat de se présenter

La phase d'introduction de l'entretien est le moment de se présenter, de présenter l'entreprise, le poste à pourvoir et les attentes réelles liées à ce dernier.

Cette phase d'amorce est cruciale pour mettre le candidat à l'aise. À ce stade, vous devez expliquer clairement le déroulement de l'entretien afin d'instaurer un cadre clair et rassurant pour le candidat.

Ne "survendez" pas le poste ni la société. Il n’y a rien de plus déceptif pour un candidat que de constater après quelques jours d’intégration que la présentation de la société et des missions qui lui a été faite est très loin de la réalité à laquelle il est confronté.

Étape 2 : Echanges autour du poste et de l'expérience du candidat

Lors de cette étape, il est question d'avoir une discussion approfondie sur les compétences, les motivations et les aspirations du candidat.

Informez au mieux le candidat sur le périmètre de sa mission afin de l'aider à se projeter sur le poste. Ne faites pas un long monologue. Cet échange doit être pour vous l’occasion d’écouter votre interlocuteur s'exprimer. L'objectif est de créer un véritable échange, plutôt qu'un simple interrogatoire. Les échanges doivent être structurés et suivre une certaine trame d'entretien de recrutement, afin de couvrir tous les critères et aspects importants. Prenez des notes et aidez-vous pour cela de votre guide d’entretien et de votre grille d’évaluation.

Étape 3 : Réponses aux questions du candidat

Dans le cadre d'un entretien d'embauche, les candidats posent souvent des questions qui peuvent concerner le poste lui-même, l'entreprise ou le processus de recrutement.

Voici une liste non exhaustive de questions que les candidats pourraient poser :

Sur le poste : Qu’est-ce qui est prévu à l’intégration du poste ? Quels sont les projets en cours au sein de la société ou du service ? Quelles sont les perspectives d’évolution de carrière ?
Sur l'équipe : Quelle est l’ancienneté moyenne des équipes dans l’entreprise ? Comment l'entreprise favorise-t-elle la collaboration et la communication au sein des équipes ?
Sur l'entreprise : Pouvez-vous me parler de la culture d'entreprise ? Quels sont les principaux projets et objectifs de l'entreprise pour les prochaines années ? Quels sont les principes et valeurs de l'entreprise ?‍
Sur le processus de recrutement : Quelles sont les prochaines étapes du processus de recrutement ? Quand puis-je m'attendre à recevoir une réponse ?

Rappelez-vous que ces questions sont souvent posées pour aider le candidat à mieux comprendre le rôle et l'entreprise, et à évaluer si l'opportunité est en adéquation avec ses propres aspirations et objectifs professionnels. L’idée étant qu’il ait envie de rester après sa période d’essai et que vous limitiez le taux de turn-over.

Étape 4 : Conclusion de l'entretien

Pour clôturer l'entretien, il est primordial de résumer les points clés de la discussion, détailler les prochaines étapes du processus de recrutement et donner une estimation du délai de réponse.

Plus précisément :

Indiquez à votre candidat qu'il recevra des nouvelles, qu'elles soient positives ou négatives. Cela permettra à votre candidat de savoir à quoi s'attendre et de se sentir respecté dans le processus de recrutement.
Ne négligez pas le feedback en recrutement. Il est important pour le candidat comme pour le recruteur !
Assurez-vous de lui donner l'opportunité de poser ses dernières questions. Cela peut révéler des éléments intéressants sur ses attentes.
Remerciez le candidat pour son temps et son intérêt pour votre entreprise.

Étape 5 : Débrief et compte rendu après le départ du candidat

Après le départ de votre candidat, reprenez vos notes et grilles d'évaluation afin de les parcourir rapidement et apporter d’éventuelles précisions dans le dossier du candidat. Vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté afin de disposer d’éléments concrets et comparables lors de l’analyse finale des différentes candidatures. Vous envisagez une prise de référence ? Notez les éléments sur lesquels vous souhaitez interroger les anciens employeurs et ou autres interlocuteurs. Il est nécessaire que le candidat vous ait donné leurs coordonnées et son accord pour les contacter.

NB : disposer d’éléments concrets vous sera également utile pour communiquer le refus aux candidats non retenus.

Quelle durée prévoir pour faire passer un entretien d’embauche ?

Évitez de traîner en longueur : un entretien, pour qu’il soit le plus efficace, ne doit pas excéder 1h00/1h30, quitte à reprogrammer un futur rendez-vous pour aborder des thèmes supplémentaires.

Quelles questions poser lors d'un entretien d'embauche en tant que recruteur ?

En entretien, il est important de miser sur des questions qui font précisément appel à des compétences recherchées, que ce soit par un exemple d’expérience passée (questions comportementales) ou par une projection de situation (questions situationnelles).

Les questions pour évaluer les soft skills

Pour évaluer les soft skills d'un candidat, l'approche comportementale est souvent privilégiée. Il s'agit de poser des questions qui amènent le candidat à illustrer ses compétences en s'appuyant sur des situations réelles qu'il a rencontrées dans le passé.

Exemple :

Vous cherchez à recruter pour un poste de manager. Vous recherchez quelqu’un qui soit en mesure de donner et de recevoir du feedback. Durant l'entretien, vous allez devoir évaluer ses compétences en matière de communication interpersonnelle.

Nos conseils :

Évitez les questions trop vagues ou trop ouvertes comme : "Êtes-vous à l’aise avec le fait de donner et de recevoir du feedback ?"
Privilégiez des questions comportementales comme : "Décrivez une situation où vous avez dû communiquer des critiques ou des points d'amélioration à un membre de votre équipe. Comment avez-vous fait ?
Utilisez des questions dites "situationnelles" comme "Comment réagiriez-vous si un membre de votre équipe était en désaccord avec vous ?"

Les questions pour évaluer les hard skills

Pour évaluer les hard skills, reposez-vous sur le poste à pourvoir et les compétences techniques requises.

Par exemple, pour un développeur informatique, vous pourriez demander :

Pouvez-vous expliquer comment vous avez utilisé le langage de programmation X dans votre dernier projet ?
Comment résoudriez-vous ce problème technique spécifique ?

Menez également des tests pratiques si possible. Cela peut prendre la forme d'un exercice sur une problématique réelle de l'entreprise, d'un cas d'étude ou d'un test technique en ligne.

Les questions pour évaluer l’adéquation des attentes professionnelles du candidat avec le poste et l’entreprise

Il est intéressant de lui poser des questions ciblées. Posez-lui des questions sur ses attentes dans son futur poste au sein de votre entreprise.

Le but est de comprendre si ses attentes sont compatibles avec votre entreprise et les tâches qui lui seront confiées.

Par exemple :

Quelles sont vos attentes par rapport à ce poste en termes d’évolution professionnelle ?
Quel est l’environnement de travail dans lequel vous vous sentez le plus à l’aise pour travailler ?
Quelles sont les qualités que vous attendez le plus chez vos collègues ?

Quelles sont les questions à ne pas poser en entretien d'embauche ?

De manière générale, évitez les questions sans réelle consistance : Vous êtes plutôt leader ou suiveur ? Si vous étiez un animal, vous seriez …? Quel est votre signe astrologique ? Pourquoi devrions-nous vous choisir vous ?

Attention, lors d'un entretien d'embauche, certaines questions sont strictement interdites car elles sont considérées comme discriminatoires selon le Code du travail. Il s'agit principalement de questions touchant à des aspects personnels, non pertinents pour le poste.

Voici quelques exemples

Êtes-vous marié(e), célibataire ou divorcé(e) ? Avez-vous des enfants ?
Quel âge avez-vous ?
D'où vient votre accent ? Quel est votre pays d'origine ?
Êtes-vous en bonne santé ?

Ces questions sont non seulement inappropriées, mais aussi illégales. Pour éviter tout risque de discrimination, il est crucial de se concentrer sur les compétences du candidat et ses aptitudes à remplir les tâches requises par le poste.

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En appliquant nos conseils, vous aurez ainsi mis toutes les chances de votre côté pour éviter la fameuse "erreur de casting" ! N’oubliez pas que le recrutement ne s’arrête pas à la seule signature du contrat de travail du nouvel embauché. L’onboarding et le suivi de son parcours d’intégration seront l’une des clés, parmi tant d’autres, pour la bonne suite de sa carrière dans votre entreprise.