Bien mener un entretien d'embauche en 3 étapes

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« C’était vraiment une erreur de casting... »
Ce matin, en direct de la machine à café, les réflexions fusent... Les collaborateurs de l’entreprise feignent la surprise... Ils viennent d’apprendre par un mail laconique de leur direction le départ du nouveau directeur commercial en pleine période d’essai.

Même si le recrutement n’est pas et ne sera jamais une science exacte, il convient malgré tout de s’entourer d’un certain nombre de précautions afin de maximiser les chances de réussite de ce type de projet. Parmi elles, l’entretien d’embauche (sa préparation, sa conduite et son épilogue) constitue une des pierres angulaires d’un bon recrutement. 

Préparation et outils : Comment structurer un entretien d'embauche ?

Souvent négligée, par manque de temps, voire excès de confiance, la préparation d’un entretien d’embauche s’avère pourtant essentielle à la réussite de votre recrutement.

Si cet entretien vous permettra de rencontrer en personne le candidat et porter une appréciation sur ses motivations, n’oubliez pas qu’il en est de même pour lui ! Vous êtes en effet le représentant de l’entreprise. Votre accueil, votre posture ou votre discours seront tout aussi déterminants pour le candidat au moment où il pourrait avoir à faire son choix. 
Ainsi, en vue de cet exercice, il convient de préparer un guide d’entretien ainsi qu’une grille d’évaluation en rapport avec les besoins du poste.

Le guide d’entretien

Faire en amont le plan ou le déroulé type de votre entretien présente plusieurs avantages. Il vous permettra tout d’abord d’éviter que certains sujets ou questions ne soient oubliés et nécessitent un rappel du candidat, ce qui n’est jamais très positif pour l’image de votre société. Mais surtout, en pratiquant ce même déroulé lors de chaque entretien, il vous sera beaucoup plus aisé de comparer chaque candidature au même niveau et de vous positionner en conséquence.

La grille d’évaluation

Dans le même ordre d’idée, élaborez une grille d’évaluation incluant une échelle de notation et sur laquelle sont repris les principaux attendus du poste (expérience, compétences, savoir-être, langues, outils informatiques...). Ceci facilitera grandement votre appréciation de chaque candidature.

Organisation et conseils pratiques

La logistique au sens large dans le cadre d’un entretien d’embauche en dit long sur les réelles valeurs de l’entreprise. Aussi, ne négligez pas la qualité de vos échanges avec le candidat en amont de l’entretien (confirmation par mail du rendez-vous, envoi du plan d’accès de vos locaux, contact et coordonnées téléphoniques en cas d’empêchement...). 

Le jour J, la façon dont vous allez accueillir le candidat, mais également la salle ou le bureau dans lequel se déroulera l’entretien ne sont pas à négliger. Si possible, n’hésitez pas également à présenter une plaquette de l’entreprise, voire des supports ou produits de démonstration afin d’enrichir vos échanges.

Rappelez-vous qu’un candidat mis à l’aise lors de cette première prise de contact n’en sera que plus efficace et pertinent lors de votre entretien.

Une fois ces conditions réunies, l’entretien peut débuter en gardant quelques règles à l’esprit :

  • Ne faites pas un long monologue : Cet échange doit être pour vous l’occasion d’écouter s’exprimer votre interlocuteur. La règle des 20/80 doit s’appliquer, à savoir 20 % du temps pour vous et 80 % pour le candidat.
  • Prenez des notes et aidez-vous pour cela de votre guide d’entretien et de votre grille d’évaluation.
  • Ne « survendez » pas le poste ni la société. Il n’y a rien de plus déceptif pour un candidat que de constater après quelques jours d’intégration que la présentation de la société qui lui a été faite, ou bien les difficultés rencontrées, sont très loin de la réalité à laquelle il va être confronté quotidiennement. 
  • Évitez de traîner en longueur : un entretien, pour qu’il soit le plus efficace, ne doit pas excéder 1H/1H30, quitte à reprogrammer un futur rendez-vous pour aborder des thèmes supplémentaires.
  • Indiquez toujours en conclusion le timing de la suite du process.

Le déroulé de l’entretien : Comment faire passer un entretien d'embauche ?

Comme lors d’une rédaction, l’entretien se compose d’une introduction (effectuée par vos soins), d’un développement (échanges entre vous et le candidat qui répond à vos questions) et d’une conclusion (réponse aux questions du candidat, synthèse et suite du process). Attardons-nous sur l’essentiel, en priorité les questions à poser et les réponses à apporter.

Quelles questions poser lors d'un entretien d'embauche ?

Voici un Top 10 des questions à poser

  • Présentez-vous en quelques minutes.

Le fameux pitch des candidats... Par cet exercice, vous devez pouvoir apprécier prioritairement l’esprit synthétique du candidat, son dynamisme ainsi que son expression orale.

  • Qu’est-ce qui vous ferait choisir notre entreprise plutôt qu’une autre ?

Le candidat s’est-il intéressé à votre entreprise ou vient-il juste en « touriste » ?

  • En quoi ce poste vous intéresse-t-il ?

Question essentielle qui doit vous permettre d’apprécier la réelle motivation du candidat pour ce poste.

  • Quel est le projet professionnel que vous avez réalisé et dont vous êtes le plus fier ?

Selon le projet choisi par le candidat, vous serez notamment plus à même de juger de sa capacité à travailler en équipe, ou bien de sa personnalité (leader, suiveur...).

  • Quel est le plus gros échec auquel vous avez fait face durant votre carrière ?

Comme la question précédente et au-delà de l’échec en lui-même, il s’agit surtout d’apprécier ce qui ressort du choix fait par le candidat. Des qualités comme l’humilité ou l’honnêteté peuvent être facilement décelées ainsi que certains axes de progrès.

  • Comment envisagez-vous votre carrière à 5 ou 10 ans ?

Selon votre organisation et les possibilités éventuelles d’évolutions dans votre entreprise, il est toujours intéressant de connaître les ambitions du candidat à moyen terme.

  • Pourquoi êtes-vous le candidat idéal pour ce poste ?

La question pour entrer de plain-pied dans les compétences attendues du poste.

  • Comment réagissez-vous face au conflit ?

Les situations conflictuelles en entreprise sont légion. Aborder ce thème est un impératif afin de mieux connaître la personnalité du candidat.

  • Que pourrait dire de vous votre ancien employeur ?

Une façon astucieuse de demander des références à un candidat, sans aller nécessairement jusqu’à les activer...

  • Avez-vous des questions ?

Par ses questions, le candidat vous indiquera, d’une part son niveau de compréhension vis-à-vis de l’entretien qui vient de se dérouler et d’autre part sa motivation à vous rejoindre.

Top 5 de vos réponses à préparer :

  • Quels sont les valeurs et l’historique de l’entreprise ?
  • Quels sont les projets en cours au sein de la société/service ?
  • Quelle est l’ambiance dans la société/service ?
  • Quelle est la journée type du poste à pourvoir ?
  • Quelles sont les perspectives d’évolution du poste ?

Un entretien terminé n’est pas encore tout à fait fini...

Attention, un rendez-vous se termine véritablement une fois que le candidat est sorti de l’entreprise. Le remercier de sa venue et l’accompagner jusqu’à la porte est à la fois une marque de considération, mais aussi l’occasion d’avoir avec lui un dernier échange, plus informel, sur des sujets connexes qui pourront se révéler intéressants.

Ensuite et encore à chaud, reprenez vos notes et grilles afin de les parcourir rapidement et apporter d’éventuelles précisions dans le dossier du candidat. En vous tenant à cette gymnastique récurrente, vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté afin de disposer d’éléments concrets et comparables lors de l’analyse finale des différentes candidatures.

Si vous avez respecté le processus décrit, votre décision n’en sera que plus facilitée.
Des entretiens menés de façon identique, des grilles d’évaluation complètes et comparables doivent vous permettre de prendre votre décision de façon la plus objective, sans pour autant éluder le feeling éventuel que vous auriez pu ressentir lors de l’entretien.

Enfin, les regards croisés avec les collaborateurs ayant aussi participé au recrutement seront évidemment indispensables lors de la prise de décision finale.

Vous aurez ainsi mis toutes les chances de votre côté pour éviter la fameuse « erreur de casting » ! Mais n’oubliez pas que le recrutement ne s’arrête pas à la seule signature du contrat de travail du nouvel embauché. La qualité et le suivi de son parcours d’intégration seront l’une des clés, parmi tant d’autres, pour la bonne suite de sa carrière dans votre entreprise.
Dernier point mais non des moindres… Le « mouton à 5 pattes » n’existe pas… Charge à vous déjà de recruter le meilleur « 4 pattes » et faire en sorte de lui greffer par la suite… sa 5ème patte.

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À propos de l'auteur·e
Mariama
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Fondatrice du cabinet BoW-RH, j’accompagne des PME et ETI dans leurs missions de recrutement. Je suis également certifiée dans l’accompagnement des transitions professionnelles (bilan de compétences et VAE).